Modelos disponíveis

    • Convocatória 

Modelo voltado à convocação oficial de reuniões ordinárias, extraordinárias, assembleias e demais atos convocatórios dos Conselhos Municipais.

Auxilia: padronização das publicações; organização das informações obrigatórias; adequação às diretrizes do Diário Oficial; agilidade no fluxo de publicação; redução de inconsistências documentais.

Orientação: A Convocatória é o documento oficial utilizado para convocar os membros do Conselho para uma reunião. Nela devem constar as informações essenciais, como data, horário, local e a Ordem do Dia, apresentando de forma objetiva os assuntos que serão tratados. Por se tratar de um documento de caráter oficial, frequentemente publicado no Diário Oficial do Município, recomenda-se que sua redação seja clara, sucinta e organizada, evitando descrições excessivamente detalhadas.

IMPORTANTE: Para publicação no mesmo dia, o envio da convocatória deverá ocorrer impreterivelmente até às 11h.

  • Pauta  
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Modelo voltado à organização e condução de reuniões ordinárias, extraordinárias e assembleias dos Conselhos Municipais.

Auxilia: definição de pautas; registro de informes; acompanhamento de comissões; organização de encaminhamentos; continuidade institucional.

Orientação: A Pauta é o documento de trabalho da reunião. Sua finalidade é organizar o desenvolvimento dos assuntos constantes na Convocatória, apresentando, quando necessário, informações complementares, objetivos, documentos de apoio, responsáveis, encaminhamentos previstos e demais elementos que contribuam para uma discussão mais qualificada.

A Pauta orienta a condução da reunião, facilita a elaboração da ata e contribui para a organização, continuidade e transparência dos trabalhos do Conselho.
  • Lista de Presença
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Modelo voltado ao registro de participação em reuniões ordinárias, extraordinárias, assembleias e demais atividades institucionais dos Conselhos Municipais.

Auxilia: controle de participação; registro de presença; organização documental; comprovação de quórum; preservação da memória administrativa.

Aplicação: Conselhos Municipais, comissões, grupos de trabalho e instâncias participativas.

  • Papel timbrado
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Modelo de papel timbrado para utilização em documentos oficiais dos Conselhos Municipais, contribuindo para a padronização e identificação.
  • Ofício  
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    Finalidade: O modelo de ofício tem como objetivo auxiliar os Conselhos Municipais na elaboração de comunicações formais com órgãos públicos, instituições, entidades e demais destinatários, contribuindo para a padronização documental e o fortalecimento da identidade institucional. Orientações: Recomenda-se que todo ofício seja devidamente numerado, datado e arquivado pelo Conselho, juntamente com eventuais respostas e documentos relacionados, de modo a garantir a organização administrativa, a rastreabilidade das comunicações e a preservação da memória institucional. Aplicações Comuns: • Solicitação de informações; • Encaminhamento de documentos; • Convites institucionais; • Comunicações oficiais; • Solicitação de providências; • Respostas formais a órgãos e entidades. Observação: O ofício é destinado à comunicação formal e institucional. Para registros de reuniões, deliberações ou atos normativos, recomenda-se a utilização dos documentos específicos aplicáveis a cada situação.
  • Memorando
  • Relatório de atividades
  • Plano de Ação
  • Cronograma
  • Controle de demandas
  • Planejamento anual
  • Formulário de inscrição
  • Consulta pública
  • Chamamento
  • Participação popular
 

  • Orientações gerais

1- Encaminhamento de Documentos

Documentos Organizacionais

Pautas, atas, convocações, listas de presença, materiais de reunião e demais documentos organizacionais poderão ser encaminhados diretamente à Casa dos Conselhos para:

    • suporte técnico;
    • organização documental;
    • publicação;
    • acompanhamento administrativo.

Conselhos Vinculados à Secretaria de Governo e Relações Institucionais

Os Conselhos Municipais vinculados à Secretaria de Governo e Relações Institucionais poderão encaminhar diretamente à Casa dos Conselhos também os documentos de caráter administrativo e institucional.

Conselhos Vinculados a Outras Secretarias

Os Conselhos vinculados a outras Secretarias Municipais deverão encaminhar inicialmente por meio de sua Secretaria de referência os documentos que envolvam:

  • solicitações administrativas;
  • abertura de protocolos;
  • Comunicações Internas (C.I.);
  • minutas de projetos de lei;
  • ofícios com requerimentos institucionais;
  • demais demandas que gerem tramitação administrativa oficial.

Após o devido encaminhamento pela Secretaria responsável, a Casa dos Conselhos realizará o suporte técnico, organizacional e institucional necessário, conforme o fluxo administrativo adequado.

2- Pauta de Reunião

Pauta Organizacional da Reunião

A pauta utilizada durante as reuniões e posteriormente disponibilizada no site da Casa dos Conselhos possui caráter organizacional e orientativo.

Esse modelo poderá conter:

  • detalhamento ampliado dos temas;
  • informes;
  • encaminhamentos;
  • acompanhamento de comissões;
  • organização das discussões da reunião.

Seu objetivo é auxiliar:

  • a condução da reunião;
  • o acompanhamento pelos conselheiros;
  • a organização institucional;
  • a preservação da memória administrativa.

3- Convocatória para Publicação Oficial

Pauta da Convocatória

Como boa prática administrativa, recomenda-se que a Convocatória apresente apenas os assuntos que serão tratados, enquanto a Pauta contenha o detalhamento necessário para subsidiar os debates e as deliberações. Essa distinção torna a comunicação institucional mais clara, facilita a compreensão pelos conselheiros e pela sociedade, além de promover maior padronização e eficiência na gestão dos Conselhos Municipais.

Formato do Arquivo

As convocações destinadas à publicação oficial deverão ser encaminhadas à Casa dos Conselhos em formato editável (Word), permitindo:

  • adequações técnicas;
  • padronização institucional;
  • encaminhamento ao setor responsável pela publicação.

Prazo de Envio

Para garantir o cumprimento dos fluxos administrativos e dos prazos de publicação, o envio das convocações deverá ocorrer impreterivelmente até às 11h, e com antecedência de 8 dias.

4- Finalidade das Orientações

A organização dos fluxos administrativos contribui para:

  • maior transparência;
  • continuidade institucional;
  • preservação da memória administrativa;
  • redução de retrabalho;
  • fortalecimento dos Conselhos Municipais;
  • melhoria da comunicação entre conselhos e administração pública.
  • Manual do Conselheiro
  • Procedimentos básicos
  • Guias rápidos / Links